Hallinnon sihteeri

kurssihallinto (50 %) ja yleishallinto (50 %)

 

Ranskan instituutti palkkaa hallinnon sihteerin 6 kk:n määräajaksi 1.7.-31.12.2017 (jatko mahdollinen).

Ranskan instituutti on taloudellisesti autonominen Ranskan suurlähetystön alainen kulttuurilaitos. Sen henkilökuntaan kuuluu 10 työntekijää, joiden lisäksi sillä on noin kahdeksan ranskanopettajan reservi. 

TOIMENKUVA

Hallinnon sihteeri työskentelee Ranskan instituutin kirjanpitäjän/hallintopäällikön (50 %) ja kurssijohtajan (50 %) alaisuudessa sekä yhteistyössä muun instituutin henkilökunnan kanssa.

Palkka: Instituutin palkkataulukon taso 3 (2 092,00 €).

Työn aloitus: 1.7.2017 (määräaikainen kokoaikatyö)

 

TEHTÄVÄT

Hallinnon sihteeri avustaa kirjanpitäjää/hallintopäällikköä yleishallinnossa sekä kurssijohtajaa kurssihallinnon tehtävissä.

1.    YLEISHALLINTO (50 %)

Budjetti (AGE-ohjelma):

  • menojen syöttäminen
  • maksumääräysten ja kuittien syöttäminen ja luokittelu
  • yhteydenpito tavarantoimittajiin
  • alv-palautusten hakemisen valmistelu

 

Kirjanpidon avustaminen:

  • laskutusseuranta ja muistutusten lähettäminen asiakkaille

 

Henkilöstöasiat:

  • palkanmaksun valmistelu
  • opettajien tuntilistojen ylläpito
  • palkkalistojen ja verotusta varten vaadittavien palkkatodistusten laatiminen
  • työsopimusten ja niiden liitteiden laatiminen
  • yhteydenpito sosiaaliturvaorganisaatioihin (Kela, eläketurva) ja työterveydenhuoltoon

2.     KURSSIHALLINTO (50 %)

  • yhteydenpito kurssiasiakkaisiin ja asiakkaiden vastaanotto
  • avustaminen kurssien suunnittelussa ja seurannassa (kurssiohjelma, sopimuskurssit)
  • kurssihallinto-ohjelmiston hallinta: sisällön tuottaminen (yleis-, erikois-, yritys-, yksityiskurssit, kokeet)
  • kurssi-ilmoittautumisten seuranta ja kurssien avaus
  • laskutus ja maksujen seuranta (kurssit ja kokeet)
  • osallistujalistojen laatiminen opettajille (yleis-, yritys- ja yksityiskurssit)
  • viikoittaisten kurssi- ja salilukujärjestysten laatiminen ja esillepano aulaan
  • osallistumistodistusten laatiminen kurssiasiakkaille

 

PROFIILI ja VAADITTAVAT TAIDOT

Edellytämme hakijalta 

  • asiakaspalvelutaitoa
  • toimistotyövälineiden hallintaa, erityisesti excel
  • numeroiden hallintaa
  • kielitaitoa: sujuva kirjallinen ja puhuttu ranska ja suomi, englanti B2
  • tarkkuutta ja järjestelmällisyyttä
  • kommunikointitaitoa
  • itsenäisyyttä
  • kykyä säilyttää luottamuksellisia tietoja
  • kykyä työskennellä monikulttuurisessa ympäristössä

 

Ranskankielinen CV ja hakukirje 16. kesäkuuta 2017 mennessä sähköpostitse johdon assistentille:

puh. +358 9 2510 2111